Након обраћања грађанина притужбом (лично, обичном или електронском поштом), уколико је поступање по притужби у надлежности Покрајинског заштитника грађана - омбудсмана, а притужба поднета у року од једне године од дана учињене повреде, неправилности или од доношења последњег акта у спорној ствари, Покрајински заштитник грађана - омбудсман поступа по притужби. Покрајински заштитник грађана - омбудсман обавештава о покретању поступка подносиоца и орган управе на чији се рад притужба односи, тражећи од органа управе да се у року од 15 дана од дана изјасни о наводима из притужбе.

Уколико подносилац притужбе то тражи, омбудсман је дужан да сачува тајност његових/њених личних података.

Током трајања поступка истраге омбудсман може позивати на разговор и узимати усмене или писмене изјаве и додатна објашњења од свих лица запослених у органима управе, подносиоца притужбе, сведока, вештака и других грађана који располажу информацијама о околностима случаја. Има право да тражи од органа управе све податке и обавештења, као и непосредан увид у списе, документацију и збирке података којима ови органи располажу, укључујући државну, службену, пословну и професионалну тајну. Омбудсман има слободан приступ свим просторијама у којима се обављају послови органа управе, а у било које време и без посебне најаве може посетити све здравствене установе у којима се врши обавезно психијатријско лечење.

Омбудсман доноси одлуку о обустави поступка, ако по завршетку истраге нађе да нема повреде људских права, нити неправилног поступања органа и ако утврди да је орган управе, на чије се поступање притужба односила, већ током истраге отклонио повреду људских права. О обустави поступка обавештава подносиоца притужбе и орган управе на чије се поступање притужба односила.

Ако омбудсман након завршетка истраге утврди да је повређено неко људско право или је учињена неправилност у раду, органу управе упућује мишљење, предлог или препоруку о томе како да се неправилност или њене последице отклоне. О упућеној препоруци обавештава и подносиоца представке.

Органи управе којима је омбудсман упутио/ла своје мишљење, предлог или препоруку, дужни су да у року од 15 дана обавесте омбудсмана о мерама које су предузели.

Поред тога што поступа по притужби лица које сматра да су му актом или радњом органа управе повређена људска права Покрајински заштитник грађана - омбудсман може изузетно поступити и по сопственој иницијативи на основу сазнања и других извора, ако оцени да је вероватно да постоји или је постојала повреда људских права од стране органа управе.