Az Ombudsman olyan intézményt jelent, amelyet először a svéd parlament alapított meg, azzal a feladattal, hogy felügyelje hogyan hajtja végre a végrehajtó hatalom a törvényeket. Az „ombudsman” szó svéd fordítása megbízottat vagy meghatalamazottat jelent, az általa végzett tisztség szerint pedig az emberi jogok védelmezőjét vagy polgári jogvédőt jelent.

A Tartományi Ombudsman a Vajdaság Autonóm Tartomány független és önálló szerve, amely gondoskodik valamennyi személynek az alkotmányban, az emberi jogokról szóló nemzetközi szerződésekben szavatolt, megerősített és közzé tett, továbbá a nemzetközi jog általánosan elfogadott szabályai szerinti emberi jogainak és szabadságjogainak védelméről és fejlesztéséről.
A Tartományi Ombudsman megalakításáról szóló határozatot 2002. december 31 – én hozták meg, 2003. szeptember 24 – én pedig erre a tisztségre dr. Petar Teofilovićot választották meg.

Az Ombudsman teljesen önállóan és bármelyik hatalmi szervtől és közszolgálatttól függetlenül dolgozik, és mindazok, akikhez az Ombudsman a vizsgálat folyamán fordul, kötelesek együttműködni.

A Tartományi Ombudsman segítséget nyújthat, amikor a tartományi és a községi közigazgatási szervek, valamint közügyeket ellátó egyéb szervek és szervezetek, amelyeknek az alapítója a tartomány vagy a Vajdaság AT területéről való községek (mint amilyenek a tartományi és községi titkárságok, kommunális vállalatok, községi szolgálatok és hasonlók):

1. nem tartják tiszteletben az előírt eljárást,
2. indokolatlanul hosszú ideig folytatják az eljárást,
3. tévesen alkalmazzák a törvényeket és egyéb jogszabályokat az ügyfél kárára,
4. nem hajtják végre a meghozott határozatokat,
5. megtagadják a kért információkat.

A Tartományi Ombudsman tevékenykedhet önkezdeményezőleg hivatali kötelességből, amikor tudomására jutnak olyan jelenségek, amelyek a jogok és szabadságjogok nagyobb terjedelmű megsértéséhez vezethetnek, valamint javasolhatja a jogszabályok módosítását, hogy a jövőben megakadályozzák a hátrányos megkülönböztetést és a jogok megsértését.

A Tartományi Ombudsman nem képviselheti a polgárt, illetve nem lehet ügyvéd, sem nem foganatosíthat cselekedeteket az eljárásban  az ügyfél nevében, úgyszintén nem léphet közbe, ha:

1. A folyamodvány nem a közigazgatási szerv, magáncég, nemkormányzati szervezet, polgári egyesületek és politikai pártok munkájára vonatkozik,
2. A folyamodvány magánszemélyekre/természetes személyekre vonatkozik,
3. A folyamodvány nem tartalmazza a folyamodó azonosításához feltétlenül szükséges személyi adatait,
4. Ugyanarról az esetről már benyújtottak folyamodványt, viszont nem szolgáltattak új bizonyítékokat vagy pedig erről már döntés született,
5. Nem merítettek ki valamennyi rendes jogi eszközt a sérelem kiküszöbölése céljából.
6. Amennyiben az elkövetett sérelem napjától számítva több mint egy év eltelt.

A Tartományi Ombudsman nem rendelhet el vagy nem tilthat meg, az ajánlásainak pedig nincs végrehajtó ereje és nem kötelező. A tekintélye a tényeken és azon a lehetőségen alapszik, hogy tájékoztathatja a legmagasabb illetékes szerveket az emberi jogok helyzetéről, a nyilvánosság elé terjesztheti a jogok és szabadságjogok megszegésének eseteit, valamint az ombudsman és helyettesei személyének megválasztásában megmutatkozó önállóságon és a szigorú megválasztási eljáráson alapszik.

A Tartományi Ombudsmanhoz fordulhat valamennyi polgár, aki úgy tartja, hogy a közügyeket ellátó közigazgatási szervek vagy szervezetek, amelyeket viszont Vajdaság AT vagy a területéről való községek alapítottak, megsértették a jogait és a szabadságjogait.

A Tartományi Ombudsmanhoz fordulhat úgyszintén a folyamodó személy, valamint úgyszintén azoknak a szervezeteknek vagy egyesületeknek a képviselője is, aki ennek a személynek a nevében lép fel, de csak a folyamodó meghatalmazásával.   

Együttes panaszt nyújthat be polgárok csoportja is, a panasz benyújtójának adataival és aláírásával, valamint a képviselő megjelölésével együtt.

Az Ombudsman munkája az ügyfelek számára teljesen ingyenes, az eljárás pedig, amit a Tartományi Ombudsman folytat, bizalmas és az ügyfél kérelmére a folyamodó személyes adatai a további feldolgozás során névtelenek maradhatnak.

Az Ombudsmanhoz fordulhat telefonon, írásban vagy személyesen, a három iroda egyikének meglátogatásával az ügyfelek fogadására előirányozott időben. A látogatásokat nem szükséges előre bejelenteni.

Hogy valamelyik ügyet vizsgálat alá vonják, a folyamodványt írásban kell átadni és tartalmaznia kell a folyamodó család- és utónevét és lakcímét, kire és miért panaszkodik, valamint, hogy mit lát megoldásnak a problémájára. Kívánatos a folyamodványhoz mellékelni valamennyi dokumentum fénymásolatát is, amelyek az ügyfél panaszának esetére vonatkoznak.

Magán az Ombudsmanon kívül, az újvidéki irodában még öt helyettese, valamint még tizenkét munkavállaló dolgozik. Két helyettes az általános kérdésekkel van megbízva, egy-egy helyettes a gyermekek jogainak védelmével és a nemek egyenjogúságának kérdéseivel, míg egy helyettes a nemzeti kisebbségek jogainak védelmével van megbízva. Két jogásznőnk a területi irodákban dolgozik, egy Szabadkán és egy Pancsován.

A tanácsosok és munkatársak, a jogok és szabadságjogok védelmének területén való munkával, az iroda általános teendőinek (adminisztráció, pénzügyek és a nyilvánossággal való kapcsolattartás), továbbá a projektumok realizálásával is meg vannak bízva.

A 2006. évben a Tartományi Ombudsman irodájához a meglevő 3 irodán (Újvidéken, Szabadkán és Pancsován) keresztül személyesen vagy telefon útján több, mint 2 000 személy fordult. Ebből a számból összesen 457 folyamodványt nyújtottak be, amelyekből kialakultak a tárgyak, amelyek kapcsán később eljártak.

A közigazgatási szervek munkáján kívül a polgárok és az egyesületeik leggyakrabban a helyi önkormányzat, az igazságszolgáltatás, a közszolgálatok és a közvállalatok munkájára panaszkodtak, továbbá a különböző szintű intézményekre, szervezetekre, vállalatokra és szolgálatokra, amelyek a rokkantsági és nyugdíjbiztosítással, az egészségvédelemmel, a foglalkoztatással foglalkoznak és a szociális munkaközpontra.